Tietosuojaseloste

Elimäen apteekin ja Korian sivuapteekin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Apteekkari Maarit Patama-Jussila
Elimäen apteekki
Vanhamaantie 16, 47200 Elimäki
Puhelin: 05-377 6142
elimaen.apteekki@apteekit.net

Korian sivuapteekki
Kyminasemantie 8, 45610 Koria
Puhelin: 05-322 0385
korianapteekki@apteekit.net
Y-tunnus: 2777099-6

(jäljempänä ”apteekki”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava: Hannele Laitinen
Vanhamaantie 16, 47200 Elimäki
elimaen.apteekki@apteekit.net
Puhelin: 05-377 6142

3. Rekisterin nimi
ELIMÄEN APTEEKIN JA KORIAN SIVUAPTEEKIN

APTEEKIN ASIAKASREKISTERI

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• sopimuksen täytäntöönpaneminen;
• apteekkialaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen;
• oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella;
• asiakkaidemme, mukaan lukien apteekin Avainasiakkaiden eli kanta-asiakkaiden (rekisteröity), suostumus tai arkaluonteisten henkilötietojen osalta nimenomainen suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakas- (ml. kanta-asiakas)suhteiden hoitaminen;
• tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen
• sopimukseen perustuvien ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen;
• toiminnanohjaus ja tilastointi;
• markkinointi ja sähköinen suoramarkkinointi yksiselitteisen suostumuksen antaneille rekisteröidyille;
• mainonnan kohdentaminen Avainapteekkien verkkopalveluissa;
• henkilötietoja käsitellään asiakkaan asioinnin, asiakaskyselyiden, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

5. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan henkilötietoja, kun asioit reseptiasiakkaana:

• rekisteröidyn perustiedot kuten etunimet, sukunimi, henkilötunnus, asiakasnumero;

Apteekkijärjestelmässä asiakkaan tunnistamiseen käytetään henkilötunnusta, johtuen siitä, että käsittelemme myös reseptiasioita. Avainasiakkuuteen voi liittyä etuja, jotka ovat sidoksissa reseptipalveluun. Henkilötunnus takaa, että saman nimisten henkilöiden arkaluontoiset tiedot eivät voi sekaantua keskenään. Asiakas on antanut liittyessään kanta-asiakkaaksi yksiselitteisen suostumuksensa henkilötunnuksensa käyttöön avainasiakkuudensa tunnistamisessa.

• reseptien toimittamiseen liittyvät ja muiden ostojen tiedot kuten tiedot lääke- ja muista ostoista sekä tilauksista ja kirjalliset reseptit (reseptikeskukseen tallennetut paperireseptit, Pro auctore -reseptit, alkoholireseptit sekä pohjoismaiset ja EU -reseptit);
• rekisteröidyn lääkkeisiin liittyvät kirjanpito- ja säilytysmenettelyt kuten reseptipäiväkirja, seurannan piirissä olevat lääkkeiden ja huumausaineiden käsittelyn kirjanpito, määräaikaisten erityislupavalmisteiden käsittelyn kirjanpito, ex-temporevalmisteiden valmistus- ja myrkkykirjanpito;
• Kansallinen terveysarkiston palvelun, Kanta-palvelun, valtuutuksia koskevat tiedot mukaan lukien valtuutuslomakkeet ja Kanta-suostumusta koskevat tiedot;
• rekisteröidyn maksusitoumuksiin liittyvät tiedot kuten Kansaneläkelaitoksen (Kela) tai sairausvakuutuskassojen suorakorvausmenettelyn tiedot, Kelan toimeentukimenettelyn tiedot ja muut mahdolliset maksusitoumusmenettelyt;
• lääkehoidon ohjaamiseen liittyvät kirjaukset;
• muut asiointiin liittyvät tiedot kuten tilausmenettelyihin liittyvät tiedot, toimituksia koskevat tiedot, asiakaslaskutustiedot, Kela-, vakuutusyhtiö- ja kassalaskutustiedot, muut laskutustiedot, tiedot PKV- tai huumausainelääkereseptiä hakevan henkilön (rekisteröity) henkilötunnuskyselystä apteekkijärjestelmässä

Mikäli olet liittynyt Avainasiakkaaksemme tai haluat liityä, käsittelemme lisäksi suostumukseesi perustuen seuraavia tietoja:

• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset;
• asiakkuutta koskevat ja sopimuksia koskevat tiedot kuten kanta-asiakkuussuhteeseen liittyvät tiedot, tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista;
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten tiedot allergioista tai lääkkeiden toimituksiin liittyvät toiveet

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6. Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä rekisteröidyltä itseltään, Kelalta, Kanta-palvelusta, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Evästeiden käyttö
Emme käytä evästeitä apteekin verkkosivuilla.

8. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Luovutamme tarvittaessa tietoja lakiin perustuen seuraaville tahoille: Kelatiedot, vakuutusyhtiötiedot (pseudonymisointuna), kassalaskutustiedot, muut yrityslaskutustiedot, luottotietoyhtiö, Fimea, Valvira, Aluehallintovirasto, Evira, Potilasvakuutuskeskus.

Apteekki on solminut Yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 tukevan tietosuojasopimuksen apteekin reseptijärjestelmätoimittajan ja annosjakeluyksikön kanssa, joka kattaa myös alihankkijoiden toiminnan. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita.

Olemme ulkoistaneet henkilötietojen tallennuksen reseptijärjestelmätoimittajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Olemme ulkoistaneet osin markkinointiin liittyvät palvelut Avainapteekkiketjulle.

Emme luovuta henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Asiakkaan antamaa sähköpostiosoitetta käytetään Avainapteekkien yhteisen uutiskirjeen lähettämiseen, mikäli asiakas on antanut tälle luvan. Rekisteritietoja käytetään täysin luottamuksellisesti vain omassa Avainapteekissa. Niitä ei luovuteta ulkopuolisille tai suoramarkkinointitarkoituksiin Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Avainapteekit Oy:tä poistamaan hänen sähköpostiosoitteensa Uutiskirje-rekisteristä.

9. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi.

Henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai määrittämisen kriteerit

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Reseptien käsittelyyn liittyviä tietoja säilytämme viranomaismääräysten vaatiman ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan tietokannasta ja paperimateriaali tuhotaan.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 huomioiden. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on apteekin oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Apteekki voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Siltä osin kun olet itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään antamasi suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle reskisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen ei automaattisesti käynnistä tietojen poistamista apteekin järjestelmästä eikä vaikuta alkuperäiseen säilytysaikaan.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

11. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle apteekin yhteyshenkilölle (tietosuojavastaava).

Mikäli haluat valittaa henkilötietojesi käsittelystä, olet oikeutettu ottamaan yhteyttä Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnioon, puhelinvaihteen numero 029 566 6700.

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi.

25.5.2018